Wie verwerkt uw gegevens
Prins Vertaalservice, de eenmanszaak van Edwin Prins, is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website en per e-mail binnenkomen.
- Prins Vertaalservice, gevestigd in Rijswijk (Zuid-Holland)
- KVK-nummer 42023742
- Beëdigd vertaler Nederlands naar Engels, Rbtv-nummer 40677, Rechtbank Den Haag
- E-mail: info@prinsvertaalservice.nl
Welke gegevens ik verwerk en waarom
Ik verwerk alleen gegevens die nodig zijn om u een offerte te sturen en de vertaling te maken. Concreet gaat het om:
- Uw naam en e-mailadres, zodat ik contact met u kan opnemen
- De toelichting die u zelf bij uw aanvraag schrijft
- Het document dat u uploadt of mailt, inclusief alle persoonsgegevens die daarin staan
- Factuur- en betaalgegevens, zoals adresgegevens en het bedrag van de opdracht
De documenten die ik vertaal bevatten regelmatig bijzondere of gevoelige persoonsgegevens, bijvoorbeeld medische informatie in een doktersverklaring of strafrechtelijke gegevens in een VOG of proces-verbaal. Die verwerk ik uitsluitend omdat het nodig is om de vertaling te kunnen maken waar u mij opdracht voor geeft, en nooit voor een ander doel.
Grondslag
De verwerking is nodig voor de uitvoering van de overeenkomst met u, of voor de stappen die daaraan voorafgaan zoals het opstellen van een offerte. Voor de bewaring van facturen geldt daarnaast een wettelijke verplichting.
Geheimhouding
Als beëdigd vertaler ben ik wettelijk verplicht tot geheimhouding over alles wat ik in mijn werk onder ogen krijg. Die plicht volgt uit de Wet beëdigde tolken en vertalers en geldt onbeperkt, ook nadat uw opdracht is afgerond. Ik bespreek de inhoud van uw document met niemand en verstrek uw gegevens niet aan derden, tenzij een wettelijke verplichting mij daartoe dwingt.
Hoe lang ik uw gegevens bewaar
- Het brondocument en de vertaling bewaar ik vijf jaar na oplevering. In die periode kunt u een extra gewaarmerkt exemplaar bij mij opvragen zonder dat de vertaling opnieuw gemaakt hoeft te worden. Na vijf jaar worden de digitale bestanden verwijderd en eventuele papieren stukken vernietigd. Vraagt u daarna alsnog een exemplaar aan, dan geldt het reguliere tarief voor een nieuwe vertaling.
- Facturen en bijbehorende administratie bewaar ik zeven jaar, omdat de Belastingdienst dat voorschrijft.
- Aanvragen die niet tot een opdracht leiden verwijder ik zodra duidelijk is dat er geen vertaling volgt.
Wilt u dat ik uw document eerder verwijder dan na vijf jaar? Dat kan, laat het mij weten. U kunt dan later geen extra exemplaar meer opvragen.
Waar uw gegevens worden opgeslagen
Voor mijn werk gebruik ik een beperkt aantal diensten. Die partijen verwerken gegevens in mijn opdracht en mogen ze niet voor eigen doeleinden gebruiken.
- TransIP verzorgt de hosting van deze website en mijn e-mail. Documenten die u via het formulier of per mail stuurt, komen op de mailserver binnen. TransIP is een Nederlandse partij, de servers staan in Nederland.
- Google Drive gebruik ik om lopende en afgeronde opdrachten op te slaan. De toegang is beveiligd met een persoonlijk account en tweestapsverificatie.
- PostNL bezorgt het gewaarmerkte papieren exemplaar. Daarvoor is alleen uw naam en adres nodig, niet de inhoud van het document.
Ik heb als enige toegang tot uw documenten. Er zijn geen medewerkers of tussenpersonen bij betrokken.
Deze website
- Ik gebruik geen Google Analytics of vergelijkbare bezoekersstatistieken.
- Ik plaats geen tracking- of advertentiecookies. Er is dan ook geen cookiebanner nodig.
- De lettertypen op deze site worden geladen via Google Fonts. Daarbij wordt uw IP-adres doorgegeven aan Google. Dit gebeurt alleen om de pagina correct weer te geven.
- De verbinding met deze website verloopt via https, zodat wat u verstuurt versleuteld wordt verzonden.
Uw rechten
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking of vragen om uw gegevens over te dragen. Stuur daarvoor een e-mail naar info@prinsvertaalservice.nl. Ik reageer in principe binnen twee weken. Om te voorkomen dat ik gegevens aan de verkeerde persoon verstrek, kan ik u vragen zich te identificeren.
Bent u het niet eens met hoe ik met uw gegevens omga, dan hoor ik dat graag eerst zelf. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Datalekken
Mocht er ondanks alle voorzorgen iets misgaan met uw gegevens, dan meld ik dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeer ik u rechtstreeks wanneer dat voor u van belang is.
Wijzigingen
Verandert er iets in mijn werkwijze, dan pas ik deze verklaring aan. De datum onderaan geeft aan wanneer dat voor het laatst gebeurd is.